Accompagnement des acheteurs de formation vers des pratiques d’achats cohérentes, pertinentes et agiles
Le contexte
Mayotte est le département d’Outre-mer le plus touché par le chômage. Au 2e trimestre 2021, 22 000 personnes sont au chômage à Mayotte, soit 30 % de la population active et seules 32 % des personnes de 15 ans ou plus sorties du système scolaire possèdent un diplôme, contre 72 % en métropole : cela en fait le territoire avec la plus faible proportion de diplômés. (Insee, 2017)
La question des compétences des actifs du territoire mahorais est donc un enjeu singulièrement important. Le GIP Carif-Oref de Mayotte a souhaité être accompagné afin de consolider sa stratégie d’achat et ses outils.
Dans le cadre d’un marché public, le cabinet Paradoxes a été sélectionné afin de réaliser cette prestation.
Les objectifs
- Professionnaliser et harmoniser les pratiques d’achat de formation pour gagner en cohérence et en efficacité,
- Proposer une offre de formation la plus en adéquation possible avec les besoins du territoire et favoriser l’innovation dans les pratiques des prestataires,
- Gagner en efficience et réduire les délais de l’acte d’achat (du cahier des charges à la mise en œuvre effective des formations).
La mission
- La mission s’est déroulée en deux temps :
- Réalisation d’un diagnostic complet avec l’ensemble des acheteurs publics de formation : Analyses documentaires (dossiers de consultation d’entreprise des différents acteurs et documents cadrants comme le Pacte Ultramarin Investissement Compétence), conduite d’entretiens d’approfondissement, recoupement du matériau évaluatif. Cette première phase a permis d’identifier des atouts mais aussi des axes d’amélioration, des potentielles difficultés et des leviers d’optimisation en matière d’achat de formation.
- Accompagnement collectif et individuel des acheteurs : création de kits méthodologiques sur-mesure (achats de formation, contrôle qualité des formations…), réalisation d’actions de formation (ex : analyse du besoin et rédaction des cahiers des charges), accompagnements personnalisés (coaching sur le lancement de nouveaux marchés publics, relecture, conseils…). Cette seconde phase a permis d’outiller et de faire monter en compétences les acheteurs sur des sujets communs et spécifiques, en leur apportant des méthodes, de la clarté sur les rôles de chacun, des outils opérationnels, une meilleure définition de leurs critères et de leurs exigences de qualité.
Le bilan
- Un diagnostic d’évaluation complet proposant 8 recommandations stratégiques et opérationnelles,
- Conception de kits méthodologiques sur l’achat de formation et le contrôle qualité des prestations,
- 4 formations sur-mesure pour une quinzaine de chargés de mission : les différentes formes de marchés publics, Analyse du besoin et rédaction des cahiers de charges, Définition des critères de sélection, cadre de réponse et système de notation, Audit et contrôle qualité des organismes de formation,
- 6 projets d’achats accompagnés,
- Consolidation de la dynamique de travail collective entre acheteurs du territoire,
- Une réduction par deux des temps d’élaboration des marchés.
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