Prestation
Contrôler la conformité et
auditer la performance de ses fournisseurs
Contrôler et sécuriser la qualité de ses actions de formations
Que vous soyez commanditaire de prestations, certificateur reconnu par France Compétences et ayant habilité des partenaires pour vos certifications RS ou RNCP, organisme de formation ayant recours à la sous-traitance… : vous êtes amenés à contrôler que votre cahier des charges est correctement appliqué, que les engagements pris par votre partenaire et sa promesse de valeur sont tenus, que la prestation est conforme au référentiel auquel elle doit répondre (normatif, sectoriel,…), que les engagements que vous avez-vous-même pris sont respectés sur l’ensemble de la chaîne de valeur. Pour autant, allez-vous jusqu’au bout de la démarche, c’est-à-dire jusqu’au contrôle ou à l’audit pour sécuriser vos actions et factualiser le niveau de conformité et de qualité réels ?
Activer l’offre AEQUAL, c’est faire appel à un tiers de confiance, qui n’est pas partie prenante dans la réalisation de la prestation. C’est également bénéficier d’une expertise reconnue, d’un retour d’expérience unique sur le sujet et auprès de l’ensemble des acteurs. C’est l’assurance de déployer les modalités et les outils les plus pertinents pour répondre à l’objectif de vos contrôles, au regard des enjeux et du niveau de risque identifié :
- Contrôle sur pièces,
- Contrôle sur site,
- Contrôle de service fait,
- Contrôle qualité,
- Audit approfondi…
Définir ou consolider sa stratégie de contrôle qualité
Les questions sont simples mais les réponses toujours complexes à formuler :
- Les objectifs en matière de contrôle qualité sont-ils définis ? sont-ils portés et partagés par l’ensemble des acteurs clés ?
- Comment le respect des engagements des prestataires est-il évalué ? ainsi que la conformité aux cahiers des charges ?
- Quels sont les moyens mobilisés pour les contrôles et pour quels résultats ?
- Comment la robustesse de la méthodologie des auditeurs est-elle évaluée ? Leur niveau de compétences ? Leur respect des principes déontologiques ? quelle est la représentativité de l’échantillon défini ?
- Comment mesurer la qualité réellement obtenue VS la qualité voulue ?
- Les plans d’actions correctives sont-ils suivis dans la durée ? pour quel bénéfice mesurable pour les apprenants ?
Nos missions
Accompagner le déploiement de votre contrôle qualité, c'est accompagner :
Le décryptage et l’appropriation
des enjeux à prendre en compte
La définition des ambitions
et des objectifs
L’identification des prestations clés à auditer, à partir d’une
analyse de risque
La formalisation du référentiel d’exigences et des outils de contrôle associés
La définition ou l’optimisation
des process
La formation et l’outillage des
équipes au travers de kits
méthodologiques éprouvés
de la démarche dans la durée.
Notre objectif : renforcer la pertinence des stratégies de contrôle, définir les moyens nécessaires, mettre en place les outils pour piloter prestataires et dispositifs dans la durée et surtout gagner en crédibilité et en impact auprès de vos partenaires.
Contrôler la conformité et la qualité des prestations et des prestataires
C’est parce que l’engagement qualité des fournisseurs de formation nécessite d’être mesuré et objectivé, c’est parce qu’il peut s’étioler au fil du temps, qu’il faut inscrire sa politique de contrôle dans un temps long et réaliser régulièrement des audits.
Paradoxes accompagne la réalisation des contrôles de conformité et des audits de performance, ainsi que l’exploitation concrète de leurs résultats. Ces contrôles peuvent vous servir à améliorer les prestations ou à vous fournir des éléments objectifs, afin de prendre les éventuelles mesures nécessaires : rappel à l’ordre, mise en demeure, sanction, mesures conservatoires… A partir des outils existants ou de ceux de Paradoxes, l’accompagnement porte sur tout ou partie des étapes suivantes :
- Préparation du contrôle (lecture du cahier des charges et de la proposition du prestataire, des conditions générales, information des prestataires audités…),
- Prise de contact avec l’organisme et organisation des modalités pour le jour J (personnes représentées, modalités techniques, déplacements…),
- Réalisation du contrôle,
- Formalisation du rapport de contrôle,
- Suivi de la mise en œuvre des actions correctives auprès du fournisseur le cas échéant,
- Conseil dans le choix des mesures à prendre vis-à-vis des prestataires en cas de non-conformités persistantes,
- Retour d’expérience sur la campagne d’audit pour tirer des enseignements permettant de consolider ou faire évoluer les pratiques (modalités de contrôle, critères d’attribution de vos marchés de formation…).
Paradoxes capitalise sur ses nombreux retours d’expérience auprès des différents acteurs. Nous mettons au cœur de notre action le respect des principes déontologiques et des meilleures pratiques du marché en termes d’audit (ISO 19011 pour l’audit des systèmes de management de la qualité).
Vérifier la conformité des pratiques de ses partenaires habilités (RS/RNCP)
Même si 18 partenaires externes interviennent, en moyenne, dans le déploiement de formations certifiantes (enregistrées au RS, Répertoire Spécifique, ou au RNCP, Répertoire National des Certifications Professionnelles, de France Compétences), la responsabilité de la conformité des formations et des évaluations relève du seul organisme certifié. Au-delà du risque de non-conformité que cela représente, c’est l’accès à la quasi-totalité des financements publics de la formation professionnelle qui est en jeu : de quoi impacter durablement un modèle économique !
Les questions à se poser sont multiples : comment les conventions de partenariat organisent-elles le contrôle de la conformité des formations déléguées ? qui pilote ce contrôle et avec quels outils ? comment la réalité du contrôle est-elle mesurée ? comment le dépôt ou le renouvellement d’un dossier de certification RS/RNCP auprès de France Compétences est-il préparé ?
Pour répondre à ces enjeux, Paradoxes vous propose un dispositif d’audit-conseil sur-mesure :
- Echanges préalables et analyses documentaires (convention de partenariat, certifications, dossier RS ou RNCP déposé…),
- Audit blanc « standard » (exigences de France Compétences) ou audit blanc « personnalisé » (exigences de France Compétences + exigences des conventions de partenariat), en présence du certificateur et / ou de partenaires,
- Transmission du rapport d’audit blanc avec préconisations associées,
- Appui à la mise en œuvre des préconisations si nécessaire.
Activer l’offre de services AEQUAL c’est se donner les moyens de
- Sécuriser ses dossiers de renouvellement au RS ou au RNCP sur le volet démarche qualité de la certification,
- Contrôler le niveau de conformité des pratiques de ses partenaires habilités par rapport à ses exigences et à celles de France Compétences,
- Piloter l’amélioration continue de ses partenariats et de ses certifications.
Étude de cas
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Paradoxes sécurise, évalue, contrôle la pertinence et la qualité des formations et des projets emploi-compétences.