Prestation
sécuriser les offres de formation pour en attester la conformité et la qualité
Les professionnels de l’acte de formation, prestataires ou organismes internes, sont confrontés à un renforcement sans précédent du contrôle des actions de développement des compétences. Les démarches de certification des processus (Qualiopi), la reprise en main des certifications par France Compétences (RS & RNCP), ont bouleversé les pratiques et les organisations.
Paradoxes aide les organismes de formation à répondre à ces exigences et aux multiples contrôles, en intervenant sur leur politique qualité, avec les ambitions suivantes :
- Garantir la conformité de leurs processus et de leurs prestations pour obtenir leurs certifications et augmenter ainsi le niveau de confiance des clients et partenaires, accéder aux fonds de la formation professionnelle,
- Améliorer la satisfaction des clients (internes ou externes) et contribuer au développement de votre entreprise.
Activer l’offre Paradoxes, c’est s’assurer de construire et de déployer une démarche qualité solide, pertinente et durable.
Engager la démarche pour obtenir la certification Qualiopi
Les questions posées par l’audit initial sont multiples : quelle est la maturité et la robustesse des processus pédagogiques de l’organisme ? quel est le degré de connaissance des exigences attendues, quelle que soit l’activité (formation continue, alternance, VAE, bilan de compétences) ? en quoi les pratiques et les outils répondent-t-ils aux exigences du référentiel et sont-ils opérants ? quelles sont les ressources disponibles pour faire vivre la démarche dans la durée et y donner du sens ?
L’accompagnement de Paradoxes porte sur l’ensemble des dimensions et se caractérise par un appui personnalisé, en fonction de la maturité rencontrée :
- Diagnostic de conformité au regard des exigences du référentiel, prenant en compte les singularités de l’organisme (prestations, clients, secteurs, organisation…),
- Co-construction d’un plan d’actions correctives ou d’amélioration,
- Accompagnement à la mise en œuvre du plan d’actions (ateliers thématiques, mise à disposition de trames de documents, appui à la structuration des process, formation des équipes, points réguliers sur les productions,…),
- Coaching avant-pendant-après l’audit initial (de certification),
- Accompagnement à 360° des équipes, autant pour sécuriser l’appropriation des enjeux et outils développés, que pour faire de la démarche une opportunité de transformation durable des pratiques et de la culture qualité.
Préparer un audit de surveillance ou de renouvellement Qualiopi
Avec un taux moyen de dégradation de 50% du niveau de conformité des organismes à l'audit de surveillance par rapport à l'audit initial, on constate à quel point cet exercice est insuffisamment préparé. L’enjeu consiste à démontrer à l’auditeur que de réels progrès ont été effectués et que la démarche d’amélioration continue est effective. C’est donc démontrer factuellement la conformité de son action et montrer comment l’organisme manage au quotidien par la qualité et maîtrise l’ensemble de la chaîne de valeur de ses prestations. C’est se préparer à identifier la part de prestations conforme à l’intégralité des exigences de Qualiopi depuis l’audit initial, soit potentiellement 22 mois ! C’est partager les plans d’actions d’amélioration continue qui découlent de la veille et du traitement des enquêtes & réclamations, présenter les indicateurs de résultat, s’assurer de la bonne traçabilité des éléments clés de la prestation…
Paradoxes accompagne au fil de l’eau ou en juste à temps la préparation de l’audit de surveillance ou de renouvellement, afin d’identifier les points forts et les fragilités pour aborder l’échéance en toute sérénité. Cet accompagnement se caractérise par :
- Un audit blanc complet ou ciblé sur les indicateurs les plus à risque,
- La valorisation des points forts de l’organisme et la construction d’un plan d’actions correctives pour les points les plus fébriles,
- Un appui au déploiement le cas échéant,
- Un coaching avant-pendant-après l’audit.
Optimiser sa démarche qualité et en faire un outil de management
Malgré toutes les bonnes intentions, les organismes de formation peuvent rencontrer des difficultés à faire vivre la démarche et à piloter leur conformité dans la durée. Cela plaide pour une dynamique à entretenir au quotidien, afin de ne pas faire « retomber le soufflé ».
Paradoxes aide à construire et à maintenir une démarche d’amélioration continue basée sur les principes clés d’un système de management de la qualité (SMQ). Pour être impliquante pour les équipes et différenciante pour les clients, elle doit reposer sur :
- Un diagnostic de la maturité de la démarche d’amélioration continue,
- Un appui à la définition de vos ambitions en matière de qualité,
- Un accompagnement à la mise en œuvre du SMQ (définition des outils et indicateurs qualité, définition des rôles clés, formalisation des processus opérationnels et des procédures les déterminants pour la satisfaction client, formation des équipes,…),
- Un suivi de la mise en œuvre de la démarche au travers d’un audit blanc avec votre consultant dans les 6 à 12 mois suivant l’accompagnement.
Étude de cas
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