Externalisation du pilotage des appels d’offres

ClientOpcalim
Année2016 – 2018
MissionExternalisation du pilotage des appels d’offres

Le contexte

En 2016, la Direction du Développement et des Partenariats d’Opcalim a mis en place un projet phare avec le lancement d’une offre collective à destination des TPE PME. Opcalim a souhaité être accompagné sur la structuration de l’offre, le référencement des organismes de formation et le pilotage complet du processus d’appel d’offres.

Les objectifs

Les objectifs du projet étaient importants :

  • Définir l’offre de formation et les thématiques associées sur l’ensemble du territoire national (offre transverse et métier)
  • Gérer l’ensemble du processus d’appel d’offres (Critères de sélection et grilles associées, rédaction du cahier des charges, support opérationnel auprès des organismes de formation, dépouillement, etc.)
  • Assurer un accompagnement dans le temps sur des appels d’offres complémentaires

La mission

La mission représentait un enjeu stratégique pour Opcalim compte tenu des objectifs, des délais, et des volumes annoncés. Le projet a été complexifié par la mise en œuvre d’une plateforme dématérialisée de gestion des appels d’offres et du catalogue, ainsi que par l’ampleur du volume de réponses.

En l’espace de 8 mois, Opcalim a pu proposer un catalogue formation contenant plus de 1000 actions de formation couvrant l’ensemble du territoire national. Afin d’atteindre cet objectif ambitieux, notre accompagnement s’est structuré autour de deux grandes dimensions :

  • Proximité & disponibilité : A l’égard des organismes de formation (majoritairement des petites structures) dont la réponse à un appel d’offres 100% en ligne était une nouveauté (prise en main de la plateforme, cadre de réponse, etc.) mais également auprès des opérationnels des Directions Territoriales Opcalim
  • Agilité & flexibilité : Les contraintes techniques relatives à la plateforme, la gestion des délais et de la pluralité des interlocuteurs, ont nécessité la mise en œuvre d’une équipe très réactive et capable de proposer rapidement des solutions « tierces » afin de tenir les échéances et les objectifs

A l’issue de cette prestation, nous sommes heureux d’avoir pu œuvrer de nouveau au côté d’Opcalim sur d’autres appels d’offres.

Le Cabinet Paradoxes a su nous accompagner dans la structuration de notre Offre de formation.
La compréhension de notre besoin et leur disponibilité ont permis de mener à bien notre projet

Sandrine Hosten
Chef de projet à la Direction du Développement et des Partenariats – Opcalim 

Le bilan

  • La mise en place d’une offre collective proposant plus de 3000 références à ce jour
  • Plus de 7 000 réponses dépouillées en l’espace de 3 ans
  • Une montée en compétences globale des organismes de formation partenaires sur la gestion de la plateforme et la qualité des dossiers relatifs aux appels d’offres
  • Une offre qui fait aujourd’hui référence sur le marché