Assistance à la définition et à la mise en œuvre de processus d’achats et d’audit des marchés de formation
Le contexte
Ces prestations sont profondément rénovées en ce sens qu’elles doivent répondre aux enjeux du PIC : innovation pédagogique, individualisation de l’accompagnement et retour à l’emploi sont les maîtres mots de ces prestations.
Pour ce faire, Pôle Emploi mobilise une organisation conséquente de l’amont de la prestation (achat) jusqu’à l’aval (contrôle d’exécution du marché), impliquant différentes expertises et services internes : achats, métier, qualité de service, réseau d’auditeurs internes, …
Pour répondre à ces enjeux nouveaux et plus prégnants que jamais, Pôle Emploi a dû considérablement faire évoluer ses pratiques et c’est pourquoi il a sollicité Paradoxes pour être conseillé depuis la stratégie d’achats (outillage, formation, méthodologie, process, système de notation), jusqu’à l’audit des prestataires et au contrôle qualité des actions de formation.
Dans un second temps, Pôle Emploi a mandaté Paradoxes pour former des auditeurs internes à l’usage du référentiel d’audit conçu pour cela et à la posture d’auditeurs puis pour les coacher lors de leur première expérience sur le terrain.
La mission
- Aligner le cahier des charges des achats sur les enjeux du PIC
- Structurer un système de notation complet et pertinent
- Former le réseau des notateurs internes
- Analyser puis classer les offres des candidats
- Définir les exigences de qualité des prestations pour pouvoir les contrôler et les qualifier
- Transcrire ces exigences dans une grille d’audit
- Construire un processus complet d’audit des marchés
- Auditer les attributaires des marchés
- Faire monter en compétences les auditeurs de Pôle Emploi
Paradoxes possède une réelle expertise sur les éléments clés de la performance en matière de formation, en résonance directe avec les nouvelles attentes des financeurs publics.
Dans un contexte de politiques et de stratégies d’achat renouvelées, nous avons pu grâce à cet appui répondre aux attentes de la DGEFP et de l’ensemble de l’écosystème de la formation. Nous avons pu définir des critères d’achat adaptés à des formations innovantes et individualisées et opérer une réelle montée en compétences collectives en termes d’achats de formation, mais aussi sécuriser nos pratiques d’un point de vue juridique.
Les méthodologies d’audit déployées ont quant à elles permis à Pôle Emploi d’avancer très significativement dans ses pratiques d’audit et de contrôle, en termes de qualité et de performance opérationnelle.
Paradoxes a été à notre écoute et a mis en œuvre une démarche sur-mesure, qui nous a permis de rentrer pleinement dans notre rôle. Nous répondons désormais aux attendus des décrets à l’endroit des financeurs de la formation professionnelle, dans le nouvel environnement de la qualité en complémentarité avec l’action des certificateurs Qualiopi.
Le bilan
- Appui à la formalisation des processus d’achat de prestations, du dépouillement jusqu’à la négociation,
- Appui à l’organisation des analyses des offres et au choix des prestataires
- Construction de deux référentiels d’audit sur-mesure par rapport aux attendus des marchés 100% FOAD et AFC 2019,
- Construction d’un kit méthodologique d’audit complet d’un prestataire : modèles de courriers types, plan d’audit, grille d’audit, modèle de rapport, fiche de non-conformité, guide de l’auditeur et de l’audité,…
- Retours d’expérience qualitatifs permettant de faire évoluer les pratiques de Pôle Emploi
- Un investissement durable pour le client, qui maîtrise les enjeux, les outils et les ressources pour faire vivre sa démarche dans la durée
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paradoxes conseil est un cabinet spécialisé né en 2006
Paradoxes est un cabinet de conseil spécialisé dans l’accompagnement des acteurs de l’emploi, de la formation et du développement de compétences.
